Mink – agence web et IA à Bordeaux
Énergie & Environnement Automatisation & IA

Automatisation des avenants contractuels pour un réseau de froid urbain

En 12 semaines, Mink a transformé un processus fragmenté de 2h25 en flux automatisé de 21 minutes, avec un ROI de 353% sur 3 ans et 53 jours de temps commercial récupérés chaque année.

-86%
Temps de traitement
+353%
ROI sur 3 ans
53j/an
Temps commercial libéré
Stack technique
Agent IA n8n API Pappers DocuSign Microsoft Dynamics 365 SharePoint Outil interne

Problématique

Fraîcheur de Paris traite chaque année entre 150 et 200 avenants contractuels. Chaque modification de contrat client mobilisait en moyenne 7 à 8 collaborateurs répartis sur 6 outils sans connexion entre eux : emails, documents Word, CRM, outil de gestion contractuelle, SharePoint, Dynamics 365. Le résultat : 2h25 par dossier, 53 jours de travail administratif perdus chaque année, des erreurs de SIRET qui généraient des rejets en facturation, et une nomenclature d'archivage défaillante source de tickets support récurrents.

Le processus ne pouvait pas absorber la croissance sans recruter. L'équipe commerciale passait un temps disproportionné sur des tâches sans valeur ajoutée.

"L'accompagnement de Mink durant notre audit IA a été particulièrement efficace. L'atelier, très bien préparé et animé, a permis d'explorer notre processus de gestion des avenants clients avec précision grâce à des questions pertinentes et une excellente compréhension de notre contexte métier."

Solution

01

Audit IA et cartographie du processus

Mink a démarré par un atelier d'audit approfondi pour décortiquer le processus avenant étape par étape. Objectif : identifier les goulots, chiffrer la friction réelle et lever les freins à l'adoption de l'IA avant de proposer quoi que ce soit.
02

Agent IA de qualification des demandes entrantes

Dès réception d'un email d'avenant, un agent IA centralise et analyse le message, identifie le type de demande, évalue sa complexité et filtre ce qui sort du périmètre d'automatisation.
03

Formulaire intelligent intégré à SAALES

Pour les demandes qualifiées, un formulaire web guidé s'ouvre directement dans l'outil de gestion contractuelle. Les données client connues sont pré-remplies, chaque SIRET saisi est validé en temps réel via l'API Pappers.
04

Génération automatique avec validation humaine obligatoire

SAALES génère un projet d'avenant à partir de templates versionnés et standardisés. Le document n'est jamais envoyé sans validation humaine. L'IA prépare, l'humain décide.
05

Orchestration signature et archivage intelligent

Après validation, le document part automatiquement vers DocuSign. Une nomenclature d'archivage est générée et le fichier classé dans SharePoint sans intervention manuelle.
06

Synchronisation CRM bidirectionnelle (phase 3)

Le dernier module connecte SAALES à Dynamics 365 en temps réel, supprimant définitivement la double saisie.
""L'accompagnement de Mink durant notre audit IA a été particulièrement efficace. L'atelier, très bien préparé et animé, a permis d'explorer notre processus de gestion des avenants clients avec précision grâce à des questions pertinentes et une excellente compréhension de notre contexte métier. La restitution était claire et les livrables très pertinents. La solution proposée a rapidement convaincu les équipes, qui ont pu s'y projeter facilement. Elle répond à nos besoins, s'intègre à notre quotidien et nécessite des investissements raisonnables, avec un phasage réaliste, permettant d'avancer sereinement vers la mise en oeuvre. L'approche a permis de lever les freins des utilisateurs liés à l'usage de l'IA pour automatiser certaines de leurs tâches à faible valeur ajoutée.""

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