Nos outils et procédés pour une gestion de projet réussie

Nos années d’expérience nous ont donné l’occasion de tester plusieurs méthodes de gestion de projet et d’en tirer le meilleur. Notre procédé de travail se fonde sur un accompagnement continu de nos clients, avec un suivi de toutes les étapes du projet, grâce notamment à notre philosophie agile et grâce à l’utilisation de plusieurs outils innovants.

Chez Mink, nous utilisons des méthodes de gestion à tendance “agiles”. Cette démarche itérative et progressive permet de construire nos projets étape par étape. Dans la gestion conventionnelle, on attend d’avoir réalisé l’ensemble des étapes d’un projet avant de présenter le produit final au client. Avec l’approche agile, les clients peuvent mesurer la qualité du projet en cours de réalisation et intervenir pour rectifier le tir au besoin. De ce fait, il y a moins de divergences entre les attentes des clients et la solution finale. La gestion de projet traditionnelle est généralement rigide, et toute modification au plan initial s’avère compliquée. Les projets agiles sont plus souples, collaboratifs et interactifs, et la plupart des changements apportent de la valeur aux projets.

Mink est composée de différents talents dont plusieurs chefs de projets qui se challengent au quotidien. Nous encourageons la formation, notamment concernant la gestion de projet et le management des équipes afin de rester innovants et efficaces dans nos process. Nous misons sur le pouvoir du collectif tout en accordant une grande place à la personnalité et aux passions de chacun d’entre nous. Nous sommes convaincus que le bien-être est un facteur de réussite. A chaque nouveau projet, un interlocuteur unique est désigné, son rôle est d’accompagner nos collaborateurs de A à Z.

Chacun de nos projets débutent par une phase de conception, suivie d’une phase de gestion de projet. Nous appliquons ce fonctionnement à toutes les solutions web et mobiles même les plus ambitieuses : création d’une nouvelle solution pour répondre à un besoin métier, réalisation d’un site vitrine ou e-commerce, fabrication d’une application mobile sur mesure, etc. Ce sont des phases très documentées, remplies d’échanges et d’écoute des besoins. Elles nous permettent de partir de l’idée du client comme point de départ pour concevoir un vrai produit fiable et efficace.

Nous avons eu l’occasion de tester et d’approuver diverses applications conçues pour faciliter la gestion de projet. Savoir les utiliser est un atout majeur dans la conception d’une solution digitale puisqu’ils permettent de gagner considérablement en efficacité.

Aujourd’hui,  nous avons créé une boîte à outil personnalisée, performante, modulable et accessible. Des outils innovants tels que : Jira, Slack, Freshdesk, Passwork, Airtable, Gantpro, Drive, etc, qui nous permettent d’apporter une organisation claire et un suivi en temps réel à l’ensemble des acteurs d’un projet.

Focus sur quatre outils que nous utilisons au quotidien.

Bien qu’à première vue, Airtable s’apparente à un tableur de type Excel ou Google Sheets, sa richesse fonctionnelle est bien plus étendue. Présentée en mode SaaS, Airtable offre aussi bien la possibilité de créer un simple formulaire en ligne qu’un environnement de gestion de projet, voire un CRM sur-mesure. Pourvue d’une fonction de traduction automatique, l’outil gère également de multiples vues : cartes, calendriers, tableaux Kanban, diagrammes de Gantt, etc.

Dans notre mode opératoire, Airtable nous permet de créer des flux de travail personnalisés, d’automatiser des actions répétitives ou encore de générer automatiquement des rapports. Il est très facilement accessible à toutes les parties prenantes.

Nous utilisons Jira pour le suivi des processus et des développements de nos solutions digitales. Ce logiciel, possède de nombreuses fonctionnalités utiles et permettant d’appliquer des processus de conception agiles :

Il permet aussi de créer des bogues pour matérialiser les erreurs à corriger. La construction du workflow et sa modélisation dans un tableau Scrumban est très pratique et offre la possibilité de profiter du meilleur des deux méthodologies Scrum et Kanban.

Le tableau de bord est un des atouts majeurs de Jira puisqu’il dispose d’une grande variété de rapports, favorisant la lisibilité de l’avancement du projet, des différentes versions, des sprints et de la vie des users stories. De plus, il permet de créer ses propres analyses selon le niveau de configuration.

Ganttpro est spécialisé dans l’organisation sous forme de diagramme de Gantt. La création de diagrammes de Gantt permet de clarifier les projets, de façon très visuelle. Grâce à Ganttpro, nous disposons de toutes les informations relatives au projet : les tâches, les dates, les échéances, les dépendances ou encore les attributaires. Nous pouvons les afficher sous forme de grille pour définir les statuts, les priorités, le coût, la durée, la progression, sous forme de tableau pour organiser les tâches, sous forme de cartes dynamiques, ou encore sous forme de portefeuille offrant une vue d’ensemble sur toutes les informations du projet.

Nous utilisons les fonctionnalités de planification automatique qui nous aident à gérer les étapes et les tâches du projet. Le petit plus de l’outil se trouve au niveau des différentes options des couleurs personnalisables, des filtres de recherche, des statuts et des degrés de priorité.

Ganttpro est collaboratif et permet à nos équipes de travailler simultanément sur les documents. Un système de synchronisation des données en temps réel, et de notifications nous tient informé de tous les changements directement.

L’outil dispose également de fonctionnalités pour :

Nous utilisons cet outil en exclusivité puisqu’il a été développé en interne par nos propres équipes. Totalement conçu pour les besoins de nos collaborateurs, Capacity Planning permet à nos développeurs d’identifier le temps passé par projet. Le principe est simple : chaque développeur Mink se connecte au dashboard et indique le temps de travail effectué pour ses travaux respectifs.

Ce système nous permet d’anticiper une avance ou un retard de développement et d’en informer le client. Il met en lumière notre efficacité que nous pouvons alors ajuster si besoin. De plus, nous générons des statistiques qui nous permettent de mieux budgétiser le temps réellement passé. Nous pouvons alors proposer un prix réel à nos clients, sans superflu.

En résumé, Capacity planning offre l’avantage de mesurer l’efficacité d’une gestion de projet. C’est un logiciel que nous souhaitons développer avec de nouvelles fonctionnalités afin de répondre encore mieux aux besoins de nos collaborateurs.

Depuis 2015, notre agence digitale a eu l’occasion d’expérimenter différentes méthodes et outils nous permettant désormais de proposer une gestion de projet à la fois performante et accessible à nos différents interlocuteurs. Rester ouvert à la créativité et à l’expérimentation sont les clés des méthodologies de demain.