Fraîcheur de Paris – Automatisation intelligente de la gestion des avenants contractuels
Fraîcheur de Paris
Fraîcheur de Paris, exploitant du premier réseau de froid urbain d’Europe, gère chaque année entre 150 et 200 avenants contractuels avec ses clients. Bien que peu volumineuse, cette activité mobilise 7 à 8 collaborateurs de différents services et génère des frictions opérationnelles importantes : échanges par email, circulation de documents Word, ressaisies multiples dans six outils déconnectés, risques d’erreurs et temps perdus.
Pour transformer ce processus à fort impact en levier d’efficacité, Fraîcheur de Paris a confié à Mink une mission d’audit et de conception d’une solution d’automatisation intelligente.
L’enjeu : orchestrer l’ensemble du workflow autour de SAALES, leur outil de gestion contractuelle, tout en maintenant le contrôle humain aux étapes critiques.
Résultat : une réduction de 86% des tâches administratives, un ROI de 392% et un retour sur investissement en moins de 8 mois.
Client
Fraîcheur de Paris
Livrables
- Audit IA et analyse du processus métier
- Conception de l’architecture d’automatisation
- Développement d’agents IA de qualification
- Création de formulaires intelligents
- Intégration multi-outils
- Déploiement progressif en 3 phases
- Accompagnement au changement
Technologies utilisées
Agent IA, API Pappers, DocuSign, Microsoft Dynamics 365, n8n, Outil interne, SharePoint
Un process fragmenté qui mobilise à l’excès les équipes
Fraîcheur de Paris traite entre 150 et 200 avenants contractuels par an. Chaque avenant constitue une modification officielle d’un contrat client en cours, avec un impact direct sur la facturation et la relation commerciale.
L’audit Mink a révélé qu’en moyenne il fallait 2h25 pour traiter un avenant, en passant par 6 outils peu ou pas connectés.
Le coût réel de cette fragmentation :
– Un coût direct important chaque année
– 53 jours/an de temps commercial perdu sur des tâches administratives
– Erreurs multiples : SIRET incorrects, rejets de facturation, nomenclature d’archivage défaillante
– Tickets support clients générés par des documents mal nommés ou introuvables
– Impossibilité d’absorber la croissance sans recrutements supplémentaires
Les enjeux : réduire drastiquement les temps de traitement, éliminer les ressaisies, fiabiliser l’archivage et libérer les équipes commerciales pour la relation client à forte valeur ajoutée.
L’audit IA : comprendre avant d’automatiser
L’accompagnement de Mink a débuté par un audit IA approfondi du processus de gestion des avenants. L’atelier a permis de prendre du recul sur le processus en le décortiquant étape par étape afin d’identifier les points de friction.
Cette phase d’audit a été déterminante pour :
- Cartographier précisément le processus existant
- Identifier les goulots d’étranglement et sources d’erreurs
- Lever les freins des utilisateurs liés à l’usage de l’IA
- Concevoir une solution adaptée aux besoins réels
- Définir un phasage réaliste avec des investissements raisonnables
L’approche de Mink a permis de remettre à plat le process pour mieux comprendre les besoins.
Une solution qui place l’humain aux commandes
L’objectif de Mink était de redonner du temps aux collaborateurs pour qu’ils se concentrent sur leur cœur de métier : la relation client et le développement commercial.
La solution conçue place l’outil de gestion contractuelle SAALES au cœur du dispositif, avec l’IA qui prépare le travail en amont et l’humain qui valide et décide à chaque étape critique.
Une architecture en 5 modules complémentaires
Un agent IA qui qualifie et trie les demandes
Dès qu’une demande d’avenant arrive par email, un agent IA centralise et analyse automatiquement le message. Il identifie instantanément le type d’avenant concerné, évalue sa complexité, et filtre les demandes qui sortent du périmètre d’automatisation.
Un formulaire intelligent qui élimine les ressaisies
Pour les demandes qualifiées, un formulaire web guidé s’ouvre directement dans l’outil interne de gestion contractuelle SAALES. Les données client déjà connues sont pré-remplies automatiquement, et chaque SIRET saisi est validé en temps réel via l’API Pappers, garantissant la fiabilité des informations dès la source.
Une génération automatique qui garde l’humain aux commandes
Une fois le formulaire complété, SAALES génère automatiquement un projet d’avenant à partir de templates versionnés et standardisés. Mais rien n’est envoyé au client sans une validation humaine obligatoire : l’IA propose, l’humain décide.
Une orchestration de bout en bout pour signature et archivage
Après validation, le document part automatiquement vers DocuSign pour signature électronique. Une fois signé, une nomenclature d’archivage intelligente est générée automatiquement et le document est classé dans SharePoint sans aucune erreur de classification possible.
Une intégration CRM qui synchronise tout (en cours sur la phase 3)
Le dernier module assure une synchronisation bidirectionnelle entre SAALES et le CRM Dynamics 365, éliminant définitivement la double saisie. Ici encore, les modifications critiques passent systématiquement par une validation humaine.
L’ensemble de cette orchestration repose sur n8n comme plateforme centrale, connectant les agents IA, l’API Pappers pour la validation des données d’entreprises, SAALES comme hub contractuel, DocuSign pour la signature, SharePoint pour l’archivage, et Dynamics 365 pour le suivi commercial.
Un déploiement progressif en trois phases
Mink a structuré le projet en trois phases progressives, chacune apportant de la valeur immédiate et des résultats mesurables.
Phase 1 : Poser les fondations avec l’IA et le formulaire intelligent
Cette première phase visait à automatiser les avenants les plus fréquents et standardisés. Mink a mis en place l’agent IA de qualification et le formulaire web intelligent intégré à SAALES. L’intégration de l’API Pappers a permis d’assurer la cohérence des données de comparution et d’éliminer totalement les erreurs de SIRET qui généraient auparavant des rejets en facturation.
À l’issue de cette phase : 67% des avenants automatisés avec une réduction de 60% du temps de traitement.
Phase 2 : Étendre la couverture et perfectionner l’archivage
La deuxième phase a permis d’étendre la couverture à tous les types d’avenants standards. Mink a particulièrement travaillé sur l’archivage intelligent avec génération automatique de la nomenclature, éliminant les erreurs qui causaient des tickets support et des contrats introuvables côté client.
À l’issue de cette phase : 82% de réduction du temps de traitement.
Phase 3 : Connecter le CRM pour éliminer la double saisie
La troisième phase vvise à supprimer définitivement la double saisie entre l’outil de gestion contractuelle et le CRM Dynamics 365. Grâce à une synchronisation bidirectionnelle en temps réel, l’objectif est d’atteindre 86% de couverture automatisée. Les modifications critiques continueront de passer par une validation humaine pour garantir la qualité des données.
Des résultats qui transforment l’organisation
ROI sur 3 ans: 353%
La solution mise en place par Mink a permis à Fraîcheur de Paris de :
- Libérer 53 jours de temps commercial par an
- Réduire drastiquement le coût opérationnel avec un gain de 25K annuel
- Éliminer les erreurs de SIRET et les rejets de facturation
- Fiabiliser l’archivage contractuel et réduire les tickets support
- Absorber la croissance sans recrutements supplémentaires
« L’accompagnement de Mink durant notre audit IA a été particulièrement efficace. L’atelier, très bien préparé et animé, a permis d’explorer notre processus de gestion des avenants clients avec précision grâce à des questions pertinentes et une excellente compréhension de notre contexte métiers. La restitution était claire et les livrables très pertinents. La solution proposée a rapidement convaincu les équipes, qui ont pu s’y projeter facilement. Elle répond à nos besoins, s’intègre à notre quotidien et nécessite des investissements raisonnables, avec un phasage réaliste, permettant d’avancer sereinement vers la mise en œuvre. L’approche a permis de lever les freins des utilisateurs liés à l’usage de l’IA pour automatiser certaines de leurs tâches à faible valeur ajoutée. »
